社内文書やメールなど、日常的に「文書を書くこと」が必要な人は少なくありません。プライベートにおいても、友人とのメールやSNSなど「文章を書くこと」は生活に密着しています。
そのため、「文章力」は公私問わず必要なスキルと言えますが、「文章力がない」という悩みを抱えている人もいるのではないでしょうか。
文章力がないと、次のようなデメリットが考えられます。
- 相手に誤解を与えてしまい、うまくコミニュケーションが取れない
- 周りからの評価が下がり、信頼されなくなる
しかし、「文章力がない人の特徴」を理解し、ポイントを抑えることで、文章力を改善することができます。
この記事では、教育業界や金融メディアで「わかりやすく伝える」「正しく伝える」ことについてのノウハウを蓄積してきた筆者が、「文章力がない人の特徴」と「文章を改善するための3つのステップ」について解説します。
文章力がない人の特徴7つ｜例文あり
「文章力がない人」とはどういう人でしょうか？簡単に言えば、「わかりにくい文章」や「読みにくい文章」を書く人ということです。
「わかりにくい文章」や「読みにくい文章」には、次のような特徴があります。
- 一文が長い
- 言葉が足りない
- 文体がそろっていない
- 文法が正しくない
- こそあど言葉が多い
- 論理が通っていない
- 伝えたいことが分からない
一文が長い
文章力がない人に多い特徴は、「一文が長い」ことです。「読点（、）」や接続語で文をつなげ、100文字以上の文を書いているケースも珍しくありません。
あれこれと説明をしようとして、一文のなかに情報を詰め込みすぎてしまうことが原因です。
近年物価が高騰していることを受けて、節約をする人が増えてきているが、節約方法は「外食を減らす」「ポイ活」「光熱費を抑える」など多岐にわたっており、なかでもポイ活は人気がある。
近年の物価高騰の影響で、節約をする人が増えた。節約方法は「外食を減らす」「ポイ活」「光熱費を抑える」など多岐にわたっている。なかでもポイ活は人気がある。
一文の適量は40～60文字程度と言われています。適切な長さで文を書くことが重要です。
言葉が足りない・専門用語が多い
情報を詰め込みすぎて一文が長くなるのとは反対に、必要な説明がされていないケースもよく見られます。
書いている人は、頭の中でつながっていても、読んでいる人には言葉足らずで伝わらない場合があります。
また、専門用語が多くて、読者の理解がおいつかないケースもよく見られます。
これらのケースは、どちらも「読者の視点」で文章を書いていないことが原因です。
読者の理解度やレベルに合わせて、言葉を補ったり、やさしい言葉を使ったりする必要があります。
文体がそろっていない
「常体（だ・である）」と「敬体（です・ます）」が混在していると、文章が読みにくくなります。
敬体で書くと文が長くなったり、文が単調になったりするので、特に理由がない場合は常体で書くとよいでしょう。
ただし、メールや手紙、お知らせなどの文書は、敬体で書きます。
先輩社員のAさんにインタビューをしました。社食のおいしさが、我が社の魅力の１つだと語った。
先輩社員のAさんにインタビューをしました。「社食のおいしさが、我が社の魅力の１つだ」とのことです。
日本語（文法や表現）が正しくない
文法や表現が正しくないと、読み手に混乱を与えます。普段、何気なく使っている話し言葉は、そのまま文章にすると正しくないことも多いです。
日本語が間違っていると、読みにくいだけでなく、稚拙な印象も受けます。そのため、相手に「頭が悪そう」というイメージを与えてしまう可能性もあります。
特に、以下の点が正しくない事例がよく見られます。
- 主語と述語が噛み合っていない
- 話し言葉を使っている（ら抜き言葉など）
- 「てにをは」が間違っている
主語と述語が噛み合っていない
主語と述語が噛み合っていない事例は、とてもよく見られます。この点を意識するだけでも、文章は格段に読みやすくなります。
明日の会議は、13：00開始で、新商品の開発状況についてです。
明日の会議は、13：00開始です。議題は新商品の開発状況についてです。
話し言葉を使っている（ら抜き言葉など）
「ら抜き言葉」や「い抜き言葉」なども、文章力がない人の典型的な誤用例です。これらの言葉が使われていると、読み手に稚拙な印象を与えます。
Aさんは突然やせたので、ダイエットをしてると考えれる。
Aさんは突然やせたので、ダイエットをしていると考えられる。
「てにをは」が間違っている
「てにをは」は、1文字変わるだけで、文の意味が変わってしまうこともあるので、正しく使う必要があります。
Aさんは１ヶ月、ダイエットを取り組んだ。
Aさんは１ヶ月、ダイエットにに取り組んだ。
Microsoft Wordや、Googleドキュメントを使用して文章を書く場合、日本語が間違っている部分は「アンダーライン」などで知らせてくれます。
印がついている部分を見直すだけでも、日本語の間違いを減らすことができます。
こそあど言葉が多い
「これ」「それ」などの「こそあど言葉」が多い文章は、どこを指しているのかが瞬時に判断できず、読みにくくなります。
昨日会議が行われました。その議題は「新商品の名称」についてです。それについて、参加者から多くの意見が出されました。それは次の通りです。
昨日の会議で、「新商品の名称」について、以下の意見が出されました。
因果関係が正しくない
文の中で、原因と結果が正しく結びついていない事例もよく見られます。
従業員のモチベーションを上げるには、生産性を上げ、業務内容を見直す必要がある。
「モチベーション向上」と「業務内容の見直し」の結果として「生産性の向上」が見込まれるので、因果関係が正しくありません。
生産性を上げるには、従業員のモチベーションを上げ、業務内容を見直す必要がある。
このように、一見正しく見えても、因果関係が間違っていることはよくあります。
また、文章全体でも、結論にいたるまでの展開に飛躍がある、論拠が十分でないなどの理由で、論理が通っていないケースも見られます。
物事の因果関係をしっかりとつかむことが重要です。
伝えたいことが分からない
文章全体を通して、結局、「何を言いたいのかわからない」というのも、文章力がない人の特徴です。
昨日メールでいただいた件について、上司から見直すよう指示があったため、私としましては、打ち合わせでお話した方向性を踏襲しつつ、見直しの方向で検討していただきたいと思います。
このような文では、何をすればよいかがわかりません。
相手に失礼がないようにと気を使いすぎて、結局「何を言いたいのかわからない」文章は、ビジネスメールなどでよく見られます。
昨日メールでいただいた件について、大変恐縮ですが、見直しをお願いします。
このように、何をすべきかを明確にした上で、「理由」や「どう見直してほしいか」を明記すると、わかりやすくなります。
文章力がない人に効果的な3ステップ
文章を書くのが得意でない人が、急に文章力を身につけるのは簡単ではありません。文章力がない人は、まずは「読みやすい文章」を書くことを心がけることをおすすめします。
「読みやすい文章」は、読み手がストレスを感じにくく、「文章力があるな」と感じてもらいやすくなります。
たった3つのステップを踏むだけで、文章が読みやすくなります。
- 書く：一文に1つの情報のみを書く
- 削る：一文を40字以内にする
- 読む：「音読」して確認する
書く：一文に1つの情報のみを書く
一文に書かれている情報が多いと、文が長くなり、読みにくくなります。
昨日お送りした明日の会議で使用する資料ですが、部長から修正を指示されたので、修正した資料を再送しますので、添付の資料に差し替えの上、昨日お送りした資料は破棄してください。
一文に書かれている情報が多く、結局、何をどうすればよいのかがわかりにくくなっています。
明日の会議で使用する資料の件です。部長から修正指示がありました。修正した資料を再送します。昨日お送りした資料は破棄してください。
このように、一文に書く情報を１つに絞ることで、読み手が理解しやすい文章になります。これは、プロのライターも基本にしている考え方で、「一文一義」といわれています。
短い文の羅列になると、少し稚拙な印象を与えるかも知れません。しかし、「読みにくい文章」と比べれば、どちらがよいかは言うまでもないでしょう。
文章を書くのが苦手な人は、まず「一文一義」に徹することをおすすめします。
一文一義については、こちらの記事で詳しく解説しています。
削る：一文を40字以内にする
一文一義を意識して書いていれば、基本的に文が長くなることはありません。しかし、どうしても文が長くなってしまうこともあるでしょう。そのようなときは、不要な言葉を削り、一文が40文字以内になるように調整します。
一文の適量は40～60文字程度と言われています。それ以上長くなると、人は「長い」「読みにくい」と感じます。
先程の例文を見てみましょう。
昨日お送りした明日の会議で使用する資料ですが、部長から修正を指示されたので、修正した資料を再送しますので、添付の資料に差し替えの上、昨日お送りした資料は破棄してください。（85文字）
では、この文を40文字以内におさめてみましょう。
明日の会議資料について、修正版を送付しますので、古い資料は破棄してください。
38文字になりました。相手にとって必要な情報だけを取捨選択すれば、40文字程度におさめることは十分に可能です。
また、次の改善例のように、文をわけるのも有効です。
明日の会議で使用する資料の件です。（17文字）
部長から修正指示があったため、修正した資料を再送します。（28文字）
昨日お送りした資料は破棄してください。（19文字）
こちらの文章の方が、丁寧で読みやすくなっているのではないでしょうか。
読む：「音読」して確認する
文章を書くのが苦手な人にとって、とても重要なのがこのステップです。文章を作成したら、読み手になったつもりで、音読をしてみましょう。
文章を書いた本人は、どこに何が書かれているか、どういう論理で書いているかがわかっています。そのため、黙読だと無意識に読み飛ばしてしまいがちです。
「音読」をすることによって、無意識の読み飛ばしを防ぐことができ、「読みにくい部分」や「意味がわからない部分」を見つけやすくなります。
音声読み上げ機能を使って音読してもらうのもおすすめです。より客観的に自分の文章を確認することができます。
まとめ：伝えたいことを一文ずつ書く
「文章力がない人の特徴」と、「文章力がない人に効果的な3ステップ」について解説しました。
文章力がない人は、「一文が長く」「伝えたいことが分からない」などの特徴があります。
相手に伝わる文章を書くには、「何を言いたいか」を明確にし、言いたいことを一文ずつ書いていくという手順が重要です。
「一文に1つの情報のみ書く」「一文を40字以内にする」「音読して確認する」というステップを踏むことで、相手に伝わる文章が書けるようになるでしょう。
なお、文章力を上げるための日常的なトレーニング方法を知りたい人は、こちらの記事も参考にしてください。
